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Entretien annuel d’évaluation, individuel, d’appréciation ou entretien annuel tout simplement… Si les appellations diffèrent d’une entreprise à une autre, le début d’année apparaît comme la période propice pour mener votre campagne annuelle. Zoom sur ce temps fort qui mobilise de l’énergie et peut-être aussi des efforts, pour les managers comme pour les collaborateurs.
Frédéric Quintin, fondateur et dirigeant du cabinet Alkemi RH – ©Benjamin Lachenal
Tout d’abord, tordons le cou à certaines idées reçues ! L’évaluation de vos salariés (et donc l’entretien annuel par exemple) n’est pas une obligation légale (hormis si elle est imposée par votre convention collective). C’est une possibilité donnée à l’employeur en raison de son pouvoir de direction. Et lorsqu’elle est mise en œuvre, elle est soumise au respect de nombreuses conditions, dont la consultation de votre CSE si vous en possédez un.
Il s’agit donc d’un choix d’entreprise qui répond à votre besoin spécifique de « routine » de rencontre et d’évaluation de vos collaborateurs.
Que chacun voie ici midi à sa porte… Et peu importe la forme que cela pourrait prendre (une marche dans la forêt ? Un face à face dans un bureau ?), en tant que manager, il est de notre devoir de prendre un moment dédié et privilégié avec notre équipe, de faire le point, de voir comment vont les gens, de parler de ce qui marche et de ce qui doit être amélioré, d’évoquer le futur et de se challenger. Bref, d’être ambitieux pour la suite. Et pour les plus courageux, de parler d’argent ! En évitant de faire cela en coup de vent dans un couloir entre deux réunions.
De manière générale, l’enjeu de l’appréciation et de l’évaluation permet de disposer d’une photographie à un moment T de la performance et de la motivation des équipes afin de se mobiliser autour des objectifs futurs de l’entreprise. Cela permet donc notamment de mesurer les forces de votre organisation, les points d’amélioration et les plans d’action nécessaires pour combler les écarts et de prendre des décisions RH comme la formation, l’augmentation de salaire, la mise en place d’un plan d’accompagnement individuel, la promotion…
On retrouve de façon assez commune et selon les besoins des thèmes comme :
L’idée est aussi de réfléchir ensemble aux plans d’actions nécessaires pour accompagner les challenges à venir, les difficultés rencontrées ou encore de pouvoir encore mieux exploiter et valoriser les atouts de vos collaborateurs au sein de l’organisation (participation à des projets, support des autres personnels…).
La mise en place d’un entretien annuel nécessite de la préparation des deux côtés. Bien souvent, les entreprises sollicitent d’ailleurs le recours auprès d’un organisme de formation pour faire monter en compétences leurs managers sur ce sujet.
Chacun (manager et collaborateur) doit venir préparé, en ayant réfléchi sur ce qu’il a à dire ou partager. Certains principes de bases sont à respecter, comme par exemple : prendre rendez-vous suffisamment à l’avance, mettre le collaborateur à l’aise et préciser la structure et l’objectif de l’entretien, laisser son collaborateur s’exprimer et s’auto-évaluer, ne pas être dérangé pendant le moment d’échange (téléphone, mails…) pour être pleinement concentré sur la connexion, être au clair sur les supports et outils utilisés, se concentrer sur l’échange et non sur le formulaire à remplir, prévoir suffisamment de temps pour ne pas être contraint d’écourter et ainsi casser une dynamique dans sa lancée, donner des signes de reconnaissance, se positionner en tant que manager et assumer ses positions, s’engager sur des actions pour lesquelles vous avez l’autonomie et la responsabilité sans avoir à faire marche arrière ensuite (notamment le salaire, la formation, une promotion…), donner des signes de soutien et d’encouragement, terminer sur une note positive quel que soit le contenu de l’entretien.
La récurrence et la période appartient à chaque entreprise en fonction de son besoin de faire le point, la période la plus propice pour faire un bilan et parler du futur.
En termes d’outils, de nombreuses solutions existent sur le marché, allant du simple formulaire digital au progiciel RH qui permet de gérer à la fois les entretiens, la formation, la rémunération… Mais sur ce point, il est essentiel de concentrer son énergie sur le fond (l’échange) plutôt que sur la forme (le support). En effet, est-il nécessaire de monter une usine à gaz alors qu’un simple formulaire fait maison peut suffire ? Quel est le niveau de maturité de mon organisation et des managers sur le sujet ? Quel est mon besoin ? Digitaliser ? Reprendre les données et éléments de l’année précédente ? Permettre au nouveau manager de disposer des antériorités ? Permettre à un manager transverse d’évaluer mon collaborateur ? Et quel est mon budget ?
On peut comprendre et admettre que mener un tel exercice n’est pas quelque chose d’inné, sur lequel chaque manager est à l’aise… Tout comme vos collaborateurs. Alors qu’il ait lieu ou pas, l’important est aussi de pouvoir s’arrêter de temps en temps, de faire un point, de voir ce qui nous unit et nous différencie, ce dont nous avons besoin et de voir où nous sommes disposés à aller ensemble… Ou pas !
On parle beaucoup de la relation au travail qui évolue et de la quête de sens pour nos collaborateurs. J’y vois ici un moyen de fidéliser nos collaborateurs, d’ouvrir les écoutilles et d’avoir un effet miroir sur nous-mêmes et la façon dont nous procédons.
C’est enfin sans doute un outil qui permet de prendre, de façon objective et éclairée, des décisions RH et de participer à une égalité de traitement au sein de nos équipes.
Et puis, aussi, dites-vous bien que lorsque cela se passe malheureusement mal avec un collaborateur, cela vous permet de dire les choses, entendre les difficultés, proposer un accompagnement, faire preuve de suivi et support… Bref, d’être aussi capable de dire et montrer tout ce que vous avez pu mettre en œuvre pour justifier l’absence de promotion, d’augmentation ou autre. Et c’est toujours quand on est amené à devoir le justifier qu’on se dit qu’on a bien fait de les faire, ces entretiens ! Pour le meilleur comme pour le pire !
[1] Si vous avez du personnel au forfait jours dans la société, vous devez de façon périodique assurer un suivi de la charge de travail, l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle, la rémunération et l’organisation du temps de travail. Le cas échéant, c’est une possibilité qui vous est offerte d’assurer votre obligation via l’entretien annuel.
Alkemi RH est un cabinet conseil en ressources humaines, basé à Nantes et qui accompagne ses clients sur le recrutement, le coaching, la formation et le conseil RH. Son objectif : apporter une vision, une expertise, un service ainsi qu’une réactivité, fort d’une expérience éprouvée et vécue des ressources humaines. Frédéric Quintin, son dirigeant fondateur, a lui-même été RRH puis DRH en industrie pendant plus de 15 ans.
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