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Votre collègue Elsa travaille à la maison le mardi, Slimane est au bureau tous les matins et Carole vient sur site une semaine par mois ? Autant de flexibilité au travail répond parfaitement aux attentes des salariés modernes. Qu’est-ce qu’un espace de travail flexible ? Quels sont les avantages du flex office ? Du point de vue des travailleurs comme de celui des employeurs, le travail hybride a tout pour plaire !
Temps de lecture : 6 min
Moins de temps perdu dans les transports, plus de productivité, un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle, des perspectives de recrutement plus larges… Les atouts ne manquent pas. Néanmoins, passer d’un emploi du temps classique à un planning hybride nécessite quelques ajustements. Avez-vous toujours besoin de bureaux aussi grands ? Est-il facile pour vos co-équipiers de trouver un poste de travail correspondant à leurs besoins ? Proposez-vous différents types d’espaces au sein de vos locaux ? Notre manière de travailler évolue, découvrons ensemble comment adapter notre environnement de travail à ces changements.
Flexibilté au travail : le développement d’un mode de travail plus souple

Les employés demandaient davantage de flexibilité au travail depuis plusieurs années déjà. La crise sanitaire liée au Covid-19 a donné un coup de boost à ce souhait. L’obligation d’opérer depuis la maison pendant plusieurs semaines, voire mois, a permis d’analyser les avantages et les inconvénients du télétravail.
Certes, travailler depuis chez soi présente de multiples atouts comme éviter les transports, mieux se concentrer, être plus productif-ve, etc. Cependant, opérer à distance peut aussi conduire à un sentiment d’isolation ou à une perte de connexion vis-à-vis de ses collègues et de l’entreprise.
La solution ? Une combinaison de ces deux approches, autrement dit, le travail hybride. Après avoir établi les règles à respecter concernant ce mode de fonctionnement (nombre de jours sur site par semaine, horaires de travail flexibles, etc.), les salariés peuvent alors organiser leur emploi du temps avec plus de souplesse.
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Cette nouvelle manière de travailler, plus moderne et adaptée aux besoins des salariés, implique des changements dans l’utilisation des espaces de travail. Avec un emploi du temps hybride, le taux d’occupation de vos bureaux diminue. Fournir un poste de travail attitré à chaque employé devient alors une perte de surface et d’argent. Le concept de « flex office », aussi appelé « sans bureau fixe », prend alors tout son sens.
De plus, avec le développement du travail hybride, le rôle du bureau change. Il devient davantage un lieu de rencontre et de partage pour les employés qui collaborent désormais principalement à distance. Vos équipes ont tendance à privilégier les journées sur site pour organiser leurs réunions ou travailler sur des projets communs. Ainsi, les espaces de travail collaboratifs ont la cote et correspondent plus à leurs besoins.
Une réponse moderne aux attentes de vos salariés

Aller au travail du lundi au vendredi de 9 h à 18 h n’est plus vraiment la norme depuis le passage de la COVID-19. De plus, nous travaillons tous de manières différentes, un point qu’il est indispensable de prendre en considération afin d’augmenter le bien-être et les performances de vos salariés.
Certaines personnes se motivent en étant entourées de leurs collègues, alors que d’autres ont besoin d’un endroit isolé pour se concentrer et être efficaces. La nature des tâches à accomplir joue également un rôle dans le choix de l’environnement de travail. En l’occurrence, un espace de collaboration convient mieux aux individus qui travaillent sur des projets en équipe.
Les travailleurs modernes aiment la flexibilité de pouvoir travailler depuis chez eux ou depuis un café, mais ils expriment aussi le besoin de créer des liens avec leurs collègues et de ne pas tomber dans une routine. Prendre en compte ces aspects est essentiel pour satisfaire leurs attentes et ainsi augmenter les taux de rétention et d’attraction des talents.
Une solution pour réduire vos coûts et votre impact environnemental
Un nombre croissant de personnes tentent de réduire leur impact environnemental, et ce, même dans le cadre professionnel. La durabilité au bureau devient donc un sujet incontournable pour les entreprises souhaitant rester attractives et répondre aux besoins actuels.
Non seulement le travail hybride contribue à agir envers cette problématique, mais il diminue aussi certains coûts. Le télétravail favorise notamment la baisse des émissions de CO2 liées aux transports et permet d’optimiser les espaces de travail. Cela vous offre la possibilité de réajuster la taille de vos locaux tout en minimisant la consommation énergétique de ces derniers.
Un environnement de travail inspirant et motivant

Une des raisons pour lesquelles de nombreuses personnes aiment décider du lieu où elles s’installent avec leur pc est la faculté de choisir un endroit dans lequel elles se sentent bien. Mettre en place un espace de travail flexible dans votre entreprise donne à vos salariés la possibilité d’avoir ce choix au sein même de vos locaux. Ils peuvent par exemple travailler seuls dans un box isolé le matin, et s’asseoir dans un espace collaboratif avec leur équipe l’après-midi. Certains préfèrent peut-être utiliser les tables de la salle de restauration pour une ambiance de style « coffee shop ». Le flex office leur fournit un environnement de travail qui s’adapte à leurs besoins et qui les aide à être plus efficaces, créatifs et productifs.
Demandez l’avis de vos collaborateurs
Pour aménager un espace de travail hybride qui répond aux attentes de vos salariés, il est indispensable de connaître ces dernières. Vous pouvez bien entendu vous inspirer d’autres entreprises connues pour leur approche focalisée sur l’expérience collaborateur, comme Google par exemple. Cependant, vos collaborateurs ont peut-être une vision différente d’un environnement de travail agréable et motivant. La meilleure solution reste d’en discuter avec eux et de réfléchir ensemble à la meilleure manière de créer un flex office correspondant à leurs besoins. L’envoi de questionnaires est également une solution efficace pour déterminer ce que souhaitent vos employés.
Réaménagez vos locaux pour une meilleure optimisation
Une fois les avis de vos employés récoltés et les données analysées, il est temps d’aménager votre espace de travail. Vous avez remarqué que seulement la moitié des postes de travail individuels sont utilisés, mais que vos salariés restent souvent travailler sur les canapés de vos zones de repos ? Il se peut qu’ils se sentent mieux et soient plus productifs dans cet environnement, pourquoi ne pas créer plus d’espaces de ce type ? Ils travaillent principalement sur des projets en équipe lorsqu’ils viennent au bureau ? Gardez des postes de travail pour chacun de vos coéquipiers alors qu’ils ne s’en servent pas est une perte financière (ordinateurs fixes, espace non utilisé, etc.). Vous pourriez par exemple supprimer une partie des bureaux individuels et transformer les surfaces récupérées en lieux de collaboration.
Facilitez la gestion de votre espace de travail flexible grâce à des outils adaptés
En réinventant l’environnement de travail selon les critères d’un modèle de travail hybride, il n’y a donc plus de postes de travail attitrés. Comment assurer alors que chaque employé trouve un endroit où travailler quand il se rend sur site ? Comment éviter les conflits de planning ? La réservation de bureaux ou d’espaces de travail, aussi appelée « hot desking », résout ce problème. Grâce à une application de gestion des espaces de travail flexibles, vous réservez en quelques clics le poste de travail, la salle de réunion, et même, la place de parking de votre choix ! Le système de réservation est loin d’être le seul avantage d’un tel outil technologique. Il vous aide également à optimiser vos locaux grâce aux données collectées et permet à vos collaborateurs de planifier leur emploi du temps hybride.
Né dans les années 90, le flex office connaît aujourd’hui son heure de gloire avec l’expansion de la crise sanitaire et le changement de nos modes de travail. Notre environnement de travail devient alors plus souple et le travail hybride répond aux demandes des salariés modernes. Outre l’aspect financier, l’espace de travail flexible favorise la satisfaction des employés, améliore leurs performances, et augmente le niveau de rétention et d’attraction des entreprises. Vous souhaitez optimiser votre environnement de travail et offrir plus de souplesse à vos collaborateurs ?
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