Pourquoi injecter les documents dans une GED, et ne pas tout simplement les laisser dans les outils métiers ou dans la messagerie ? C’est la question récurrente qui se pose encore dans de nombreuses organisations. La GED est pourtant la réponse idéale aux besoins de stockage, de centralisation, de sécurisation, de partage et de diffusion de l’information de toutes les organisations.
Or, pour qu’elle soit utile, la GED doit pouvoir communiquer avec les outils déjà en place et utilisés au quotidien par les différents services de l’organisation. En effet, rares sont les documents destinés à l’usage unique d’un seul et même collaborateur. Sans compter qu’au sein des équipes qui traitent l’information, tous les collaborateurs n’ont pas le même profil et n’utilisent pas tous le même logiciel métier. Il est donc essentiel de pouvoir associer l’ensemble des outils métiers à la GED et ce afin que les équipes puissent retrouver facilement les documents en quelques clics.
La GED doit aussi être ouverte aux partenaires externes (collaborateurs déportés, fournisseurs, prestataires, clients, etc.). Ce qui est possible par le biais de data rooms durables ou éphémères. L’organisation peut ainsi y déposer des documents et les mettre à disposition de tiers qui, selon les droits qui leur sont attribués, ont la possibilité de seulement les consulter ou bien de les modifier, de les télécharger, etc. Les documents sont dès lors versionnés et peuvent être partagés en toute sécurité.
Le rôle principal de la GED, c’est évidemment d’assurer la gestion du cycle de vie des documents. A plus forte raison, quand il s’agit de documents engageants. Il y a, en effet, toujours un document entre deux parties (contrats, bulletins, factures, etc.), disponible en un ou plusieurs exemplaires. Ces documents constituent un patrimoine important pour l’organisation, qui doit les protéger et les rendre indépendants des outils et des usages. L’organisation peut ainsi changer d’outil de comptabilité, mais toujours retrouver ses documents dans la GED qui, elle, constitue un point central, immuable.
La GED n’est toutefois pas un réceptacle figée. Elle doit permettre le partage et la collaboration autour des documents. Et, grâce à des workflows paramétrables, elle offre aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches et facilite ainsi le travail au quotidien des équipes. Rappelons enfin que la GED ne se substitue pas à un système d’information, mais qu’elle s’imbrique dans le système d’information. Il s’agit avant tout d’un outil transverse capable d’assurer la continuité du travail, sur site ou à distance, qui, en centralisant l’information, permet à l’organisation de gagner en agilité et en souplesse. 
Patrice BENITSA
Directeur commercial Doxtreem
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