Plus un employé a la possibilité de personnaliser son espace de travail, plus il est satisfait et productif, n’en déplaise aux consultants en management, nombreux à chanter les louanges du bureau «lean»
L’amour des espaces ordonnés et minimalistes est chose courante dans le monde de l’entreprise. Nombreux sont ainsi les experts en management qui appliquent la méthode de gestion japonaise dite des 5S – supprimer l’inutile, situer les choses, faire scintiller, standardiser les règles, suivre et progresser – synonyme d’efficacité par l’ordre et l’uniformité.
Lire aussi: Les bienfaits du gribouillage
Pour rappel, cette méthode a vu le jour dans des espaces de production de précision. «Le désordre y était découragé, car il pouvait entraîner erreurs et retards ainsi que distraire le personnel, explique Tim Harford dans Bordélique: le pouvoir du désordre pour transformer votre vie! (Ed. De Boeck). Des lignes d’assemblage automobiles, des blocs opératoires et des usines de fabrication de semi-conducteurs où il avait sa raison d’être, le 5S s’est progressivement propagé aux espaces de bureaux.»
Parmi les plus fervents partisans du 5S, on compte le géant japonais de l’électronique Kyocera. «Des inspecteurs patrouillent pour s’assurer que les travailleurs s’abstiennent, par exemple, de mettre des babioles sur les classeurs à tiroirs. Armés d’une liste de vérification et d’un appareil photo numérique, ils inspectent les murs et les bureaux.» Les employés ont pour consigne de ne pas déposer leurs pulls sur les dossiers de chaise et de ne pas ranger leurs effets personnels sous les bureaux. Les seules décorations autorisées sur les meubles sont les plaques ou certificats officiels de la compagnie.
En agissant sur les lieux, l’individu exerce une part de liberté qui est sa capacité de créer de l’autonomie à l’intérieur même des espaces de contrainte
Quid de l’employé qui dissimule habilement son désordre dans une armoire? Il n’échappe pas à la méthode 5S, répond Tim Harford. En effet, dans cette entreprise nippone, l’intérieur de chaque tiroir est examiné et photographié. Si Kyocera reconnaît volontiers qu’un tel comportement est intrusif, l’entreprise se défend en expliquant qu’il est nécessaire à sa bonne image. «Pour impressionner les visiteurs, la compagnie veut que tout soit propre et net.»
Pourtant, n’en déplaise aux terroristes de l’ordre, la possibilité d’exercer un certain contrôle sur son environnement est un facteur clé de la productivité au travail, comme le démontrent les études de terrain. Ainsi, dans le cadre d’une expérience conduite en 2010 par deux psychologues de l’Université d’Exeter, au Royaume-Uni, des volontaires ont été invités à réaliser des tâches administratives dans différentes dispositions de bureaux: le bureau lean – soit un espace clair et spartiate, avec pour seuls objets une table dégagée, un siège pivotant, un crayon et du papier –, le bureau enrichi de quelques éléments de décoration tels que des photographies grand format de plantes accrochées au mur et des plantes en pot, et le bureau renforcé. Comme le bureau enrichi, celui-ci disposait des mêmes jolies photographies et de petites plantes, mais les participants étaient invités à passer un peu de temps à réorganiser ces décorations selon leurs goûts personnels. Le bureau renforcé pouvait par conséquent être lean, enrichi ou autre, l’idée étant que la personne qui y travaillait avait le choix.
Lire également: Le stress au travail, ce lent poison
Interrogés au terme de l’étude, les sujets d’expérience déclarèrent, s’agissant du bureau lean, qu’ils avaient «l’impression d’être dans un salon d’exposition où absolument tout [était] à sa place et où il était impossible de se relaxer.» Cet ordre parfait avait de plus un effet oppressant. Certains se plaignirent d’y être physiquement mal à l’aise, notamment d’avoir trop chaud. Détail intéressant, leur sentiment de malaise était généralisé: s’ils n’aimaient pas l’espace de travail, ils n’aimaient pas non plus l’entreprise qu’il abritait ni la tâche qu’ils y accomplissaient.
Le bureau renforcé rencontra quant à lui un vif succès: les individus accomplirent 30% de plus que dans le bureau lean et aux alentours de 15% de plus que dans le bureau enrichi. Autrement dit, trois personnes dans des bureaux renforcés accomplirent presque autant que quatre personnes dans des bureaux lean.
Les résultats de cette étude confirment les travaux de Robert Sommer. Ce psychologue à l’Université de Californie a passé de nombreuses années à comparer les espaces architecturaux «rigides», soit ceux que les travailleurs ne peuvent pas modifier (les fenêtres ne s’ouvrent pas, les lumières ou l’air conditionné ne peuvent être réglés, et les sièges sont rivés au sol), et «flexibles».
Au terme de ces recherches, il a découvert à maintes reprises que des libertés au premier abord triviales, telles que le droit de peindre son propre mur, de régler l’intensité de la lumière ou de déplacer certains meubles, aident les travailleurs à définir l’espace personnel et les rendent plus heureux et productifs. «En agissant sur les lieux, l’individu exerce une part de liberté qui est sa capacité de créer de l’autonomie à l’intérieur même des espaces de contrainte, commente à cet égard Gustave-Nicolas Fischer, professeur de psychologie sociale à l’Université de Lorraine. Par cette liberté d’expression de soi qui lui est accordée, il se voit reconnu en tant qu’individu singulier au sein de l’organisation.» En définitive, et comme le disait déjà Einstein, «si un bureau en désordre dénote un esprit brouillon, que dire d’un bureau vide»?
Inscrivez-vous et recevez les newsletters de votre choix. Voir la liste.
