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Le potentiel sous-exploité des données RH – La Gazette des communes

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DATA RH
Publié le 28/09/2022 • Par Maud Parnaudeau • dans : France, Toute l’actu RH
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Les directions des ressources humaines sont assises sur un gisement de données relatives aux agents et au fonctionnement des collectivités. Elles ne savent pas, pour autant, les exploiter et les partager. Combien sont engagées dans des démarches d’acculturation des professionnels des RH et des managers à l’analyse et à l’utilisation des données ? Peu, à en croire le retour des collectivités interrogées sur le sujet.
« La culture de la donnée, c’est la gestion pour une valorisation, dans le but d’objectiver et de fiabiliser les prises de décision », précise Bruno Dauba, chargé d’études statistiques au centre de gestion de la Haute-Savoie.
Les données sociales sont d’abord et avant tout recueillies et formalisées en vue de présenter aux élus et aux organisations syndicales la situation de la collectivité et répondre à des impératifs légaux comme le rapport social unique.
L’obligation faite aux collectivités de déterminer une stratégie pluri­annuelle de pilotage des ressources humaines, dans le cadre des lignes directrices de gestion, devrait d’ailleurs contribuer à faire progresser la culture de la data RH. Toutefois, jusqu’à présent­, ­l’analyse des données est peu ­intégrée au travail quotidien des directions des ressources humaines.
L’obstacle ne serait pas techno­logique. « Il n’est pas nécessaire d’avoir un super logiciel­. Il suffit, pour commencer, d’un classeur Excel et de tableaux croisés », assure Bruno Dauba. « Les problèmes de dialogue entre les outils peuvent constituer un frein, mais ce n’est souvent qu’un alibi », confirme Michel Verhaegen, directeur des ressources humaines de la ville de Rouen.
Le souci est d’abord celui de la construction. « Tous les services qui fournissent des données n’ayant pas les mêmes bases de calcul, vous pouvez vous retrouver, par exemple, avec trois taux d’absentéisme différents ! » illustre ­Isabelle Debest­, DRH du département du Gers (1650 agents). « Selon la façon dont vous avez organisé la commu­nication transversale, que vous avez établi ou non des normes d’échange, les croisements seront possibles ou non », ajoute ­Michel ­Verhaegen­.
Il faut donc commencer par se doter de références communes. A Rouen, « nous devrons indiquer systématiquement le matricule de l’agent, pas son prénom et son nom, comme certaines directions le faisaient. Il y a ce travail de fond à effectuer, sous peine de ne pas pouvoir mécaniser l’exploitation », indique Michel Verhaegen. Pour que l’analyse soit juste et pertinente, un référentiel doit donc être créé.
Au-delà, c’est tout le processus de recueil des données qui doit être structuré et formalisé. Si l’on veut se servir des données en vue d’améliorer la gestion des ressources humaines, il faut également s’intéresser aux destinataires des informations. Il est nécessaire d’identifier quelles données seraient susceptibles d’avoir de l’intérêt et comment les transformer pour les rendre lisibles par tous.
Après avoir investi le champ de la donnée afin de piloter les finances, la communauté de communes de la Terre des deux caps (21 communes, 90 agents, 22 200 hab., Pas-de-Calais) se penche sur les ressources humaines. « L’idée est de définir un organigramme de diffusion pour que chaque directeur ou chef de service reçoive son tableau de bord tous les mois de manière automatique à partir des éléments pertinents que nous aurons définis avec lui », explique Thibault Claisse, directeur général des services.
Avec l’idée que ces données devront directement aider les managers dans la gestion de leurs équipes. Des encadrants qu’il ne sera pas nécessaire d’acculturer, à en croire le DGS : « Ils sont jeunes et très friands des tableaux de bord ! » C’est loin d’être le cas partout.
Collecter, traiter et exploiter la donnée nécessite de se doter en interne de compétences ou de se faire accompa­gner par son centre de gestion. Le département du Gers a choisi de créer un poste de chef de projet informatique à la DRH. « L’édition des tableaux de bord était auparavant rattachée à l’infor­matique. Nous voulions internaliser cette mission au sein de notre direction afin d’avoir la maîtrise de la sortie de données­ », précise Isabelle Debest.
La cheffe de projet qui a été recrutée va commencer par centraliser tout ce qui existe. Comme à la CC de la Terre des deux caps, l’idée est de « travailler avec les directeurs en vue d’identifier avec eux les informations dont ils ont besoin pour, ensuite, les partager avec eux », détaille Isabelle Debest.
Les directions RH peuvent tirer parti de la data dans le but d’anticiper les besoins futurs en matière d’effectifs, d’emplois et de compétences, d’orienter les actions de prévention, d’améliorer le processus de recrutement, voire d’identifier les leviers de motivation, les risques de départ, les « soft skills » (compétences comportementales) des agents, ce qui fait l’attractivité de la collectivité… La donnée offre aussi la possibilité de tester et de vérifier l’efficacité de nouvelles mesures ou de changements.
Certes, les algorithmes ne remplaceront pas l’expérience humaine, mais la combinaison des deux constitue, assurément, un plus dans le ­pilotage ­stratégique des RH.
 
Le terme « HR analytics », ou « people analytics », désigne des méthodes d’analyse et d’exploitation de données à dominante RH permettant de prédire les besoins, d’anticiper les tendances ou d’identifier les « talents » afin d’améliorer le fonction­nement et l’organisation.

Depuis 2018, l’ensemble des données relatives aux agents doit être traité conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Les services des ressources humaines des collectivités sont, à ce titre, tenus d’informer les personnes de la nature et des modalités de traitement des données les concernant.Ils doivent par ailleurs veiller à respecter un principe de « minimisation » en ne recueillant que les données personnelles pertinentes et strictement nécessaires à leur activité. Pas question­ de collecter des informations « au cas où » afin d’anticiper une potentielle situation future. Il est indispensable de déterminer, pour chaque activité, la base légale du traitement, l’objectif poursuivi et la nature des données collectées.
Dauba-Bruno[CDG de la Haute-Savoie • 400 collectivités et établissements affiliés • 15 800 agents suivis] « En France, on a une approche très open data mais, derrière, c’est un peu “débrouillez-vous” ! Cela ne marche pas si on se contente d’une diffusion et qu’on laisse les collectivités seules dans l’exploitation, car elles n’ont pas cette culture de la donnée. Elles méconnaissent notamment les problématiques auxquelles les packs de données RH peuvent être associés », juge Bruno Dauba, chargé d’études statistiques au centre de gestion de la Haute-Savoie.
C’est pourquoi le CDG a arrêté la communication « de masse » et offre un accompagnement sur mesure aux collectivités intéressées pour valoriser leurs données RH. « Nous leur proposons déjà des rapports personnalisés sur des besoins identifiés. En 2023, nous allons les conseiller sur le recensement, le stockage et le traitement des données qui, souvent, ne sont pas bien stockées ou sont éclatées entre les services et les outils informatiques », avance Bruno Dauba. Il s’agit d’une première étape indispensable avant de se lancer dans des statistiques poussées.
Contact. Bruno Dauba, bruno.dauba@cdg74.fr
[Rouen (Seine-Maritime) 1 852 agents • 112 300 hab.] « Les données RH sont fondamentales dans la capacité à mener les projets. Mais les ressources sont éparses et les besoins également », reconnaît Michel Verhaegen, directeur des ressources humaines de Rouen. La ville a opté pour l’organisation d’un « donnéesthon », en avril, dans l’objectif de recenser les services disposant de données et leurs besoins d’exploitation. L’événement a rassemblé des agents détenteurs de données (ressources humaines, informatique), des agents demandeurs et des experts en RH, informatique et métier.« Notre objectif était de dresser une cartographie de l’ensemble et de rédiger une fiche d’identité pour chaque besoin important et récurrent. Nous compléterons au fur et à mesure que nous aurons identifié de nouveaux besoins », explique Michel Verhaegen.
Un autre objectif de ce « donnéesthon » était d’établir un catalogue contenant les données essentielles RH consolidées, consultables et diffusables facilement afin, notamment, qu’elles puissent servir d’argumentaire. Chacun­ doit pouvoir piocher dans cette base. « Avec ces outils, nous permettons à l’intelligence collective de s’emparer des données RH pour réfléchir et orienter », note le DRH.La direction des ressources humaines de Rouen profite par ailleurs des obligations légales pour phosphorer sur ces données « en associant toute la chaîne ». L’idée étant d’unifier au maximum la façon dont les data RH sont prises en compte au sein de la collectivité. « Ce travail contribue à la compréhension du métier des autres », remarque Michel Verhaegen.
Contact. Michel Verhaegen, michel.verhaegen@rouen.fr
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