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L’entreprise italienne d’envergure mondiale compte aujourd’hui 19 marques, 30 sites de production et plus de 8 500 employés qui distribuent deux millions de tonnes de marchandises par an, dans plus de 100 pays. Cette expansion rapide a demandé des ajustements constants, une modernisation des systèmes informatiques et des investissements croissant dans cette transformation digitale. Pendant longtemps, l’entreprise Barilla a …
L’entreprise italienne d’envergure mondiale compte aujourd’hui 19 marques, 30 sites de production et plus de 8 500 employés qui distribuent deux millions de tonnes de marchandises par an, dans plus de 100 pays. Cette expansion rapide a demandé des ajustements constants, une modernisation des systèmes informatiques et des investissements croissant dans cette transformation digitale.
Pendant longtemps, l’entreprise Barilla a considéré l’informatique et ses départements comme un centre de coûts. “Nous n’avions aucune méthode particulière pour l’allocation des dépenses à nos unités commerciales ou à nos différentes régions et l’un de nos défis principaux était de structurer notre gestion financière de l’informatique dont la facture devenait de plus en plus importante d’année en année” explique Simone Lonoce, directeur de la stratégie, des performances et des capacités informatiques au sein de la firme internationale. Pour faire face à ces nouveaux défis, Barilla met en place en 2017 une première initiative : un processus de refacturation. “Mais nos efforts n’ont pas été à la hauteur de nos attentes. Nous nous sommes rapidement rendu compte que nous ne disposions pas de l’ensemble des outils nécessaires pour y parvenir”.
Le besoin d’un logiciel de gestion financière pour accroître la visibilité et le contrôle des dépenses informatiques dans l’ensemble de l’organisation s’est imposé. Adopter une solution externe, c’est mieux gérer les coûts opérationnels, identifier les domaines dans lesquels les dépenses peuvent être optimisées et simplifier les calculs du coût total de possession et les analyses comparatives. C’est également répondre aux questions les plus stratégiques concernant les investissements et accélérer les processus de budgétisation et de prévision. «En choisissant Apptio, notre objectif était très clair : tirer parti de leurs outils pour améliorer notre communication avec les métiers et identifier les opportunités de rationalisation des applications et des services informatiques utilisés dans l’ensemble de l’entreprise», continue Simone Lonoce. Apptio permet de rassembler les données financières et opérationnelles en un modèle unifié basé sur la taxonomie standard du secteur concernant la catégorisation des coûts. Premier bénéfice de la solution : mettre en lumière des erreurs dans la classification des coûts, des processus d’acquisition de services informatiques et la comptabilisation des dépenses qui y sont liées.
«Nous sommes parvenus à analyser le coût de plusieurs couches d’activités et de processus qui s’étaient accumulés au fil de notre transformation en entreprise mondiale» explique Simone Lonoce. Le deuxième avantage de cette solution est d’avoir révélé des coûts informatiques jusque-là cachés (ce qu’on appelle le Shadow IT). « Nous pensions tout avoir sous contrôle, mais nous n’en savions moins que ce nous pensions ». continue Simone Lonoce. La solution a permis d’identifier les applications redondantes dans l’organisation, d’optimiser et de consolider le portefeuille d’applications de l’entreprise et de rééquilibrer les coûts. Dernier point, Apptio a également répondu au besoin d’une vue à la fois globale et granulaire des dépenses de l’entreprise. Avec de multiples fournisseurs, de multiples entités juridiques (il n’est pas rare qu’un fournisseur ait des contrats différents avec plusieurs entités juridiques au sein de l’entreprise), de multiples locations, il était necessaire de pouvoir générer des rapports très précis capables de montrer l’ensemble des dépenses tout en isolant les dépenses agrégées associées à un même fournisseur par exemple.
Ce nouvel outil a aidé l’entreprise Barilla à répondre à des questions ponctuelles concernant les coûts 95% plus rapidement qu’avant. C’est également une aide précieuse sur une planification plus rapide (de 75%). Quid de la prochaine étape ? « En augmentant la visibilité des dépenses informatiques et la sensibilisation sur la question à tous les niveaux, nous prévoyons de mettre le coût et la valeur de la technologie à l’ordre du jour des discussions stratégiques », a-t-il déclaré. « Je suis certain qu’optimiser la gestion de nos dépenses informatiques va devenir un enjeu majeur lié au développement et à la croissance mondiale de Barilla” conclut Simone Lonoce, directeur de la stratégie, des performances et des capacités informatiques chez Barilla.
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