Guide : Comment améliorer votre gestion de l'intérim ? – Focus RH

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Des nombreuses entreprises ont  recours à l’ intérim. En 2018, le nombre d’équivalents temps plein en intérim s’élevait à 783 000. La gestion de ces nombreux recrutements peut devenir un casse-tête pour les entreprises.
Vous découvrirez dans ce guide 10 astuces efficaces, applicables facilement et rapidement, pour améliorer à votre tour la gestion de vos intérimaires !
Entre le  recrutement et la fin de mission d’un intérimaire, de nombreux collaborateurs interviennent. Pour fluidifier au maximum le processus et éviter les risques juridiques, tous vos collaborateurs (opérationnels et managers) doivent connaître les règles et principes de l’intérim. 
Le Code du Travail a défini un cadre précis afin de protéger les intérimaires. Les collaborateurs de votre organisation ont donc tout intérêt à savoir dans quel cadre légal s’inscrit l’intérim, ainsi que les règles internes qui régissent ce secteur particulier.
Astuce n°1 : proposez à vos équipes des formations animées par les Ressources Humaines. La législation n’étant pas figée, des mises à jour régulières seront sans doute nécessaires. Nous vous conseillons également de laisser à disposition de vos collaborateurs un guide des règles et bonnes pratiques pour qu’ils gardent à l’esprit les points essentiels.
 
Listez les points positifs et les points négatifs de vos potentiels fournisseurs et organisez un appel d’offres pour comparer les propositions avant d’arrêter votre choix. Définissez les tarifs applicables en mettant en place des accords-cadres.
Astuce n°2 : proposez des réunions de suivi régulières tout au cours de l’année. Vous pourrez définir ensemble des points à améliorer. Par ailleurs, si des difficultés surgissent lors de votre collaboration, nous vous conseillons de les régler au fur et à mesure de leur apparition. 
Encore une fois, rien n’est figé dans le marbre. Tous les deux ans, renégocier vos accords-cadres. Vous pourrez obtenir de meilleurs coefficients de facturation. 
 
Vous n’obtiendrez la qualité de service idéale qu’au prix de l’expression claire et précise de tous vos besoins. Notez tout ce qui peut vous éviter des formulations incomplètes ou maladroites. Les agences perdraient du temps et risqueraient de vous proposer des profils ne répondant pas tout à fait à vos besoins. 
Astuce n°3 : Voici une liste non exhaustive des points importants sur lesquels vous appuyer lors d’une demande à votre ETT :
L’agence d’intérim est susceptible de vous demander  des documents lui permettant de vérifier le caractère ponctuel de votre besoin de personnel. Soyez vigilant à ce propos, le Ministère du Travail, de l’Emploi et de l’Insertion est très clair à ce sujet. Le contrat de travail temporaire « ne peut avoir ni pour objet ni pour effet de pourvoir durablement un emploi lié à l’activité normale et permanente de l’entreprise utilisatrice ». 
 
Astuce n°4 : anticipez tout risque de litige. Même si l’agence ne vous le demande pas, expliquez les raisons pour lesquelles vous recourez à l’intérim. Dans le cas où vous remplacez un salarié par exemple, indiquez le nom et le poste de la personne remplacée. Si vous devez faire face à  un accroissement temporaire de votre activité, indiquez la nature et les causes précises
 
Le Code du Travail précise, dans les articles L4141-1 à L4141-4, vos obligations légales en matière d’information et de formation à la sécurité. Retrouvez toutes les informations dans notre article dédié au cadre juridique de l’intérim. Dans l’optique du respect de ce cadre, fournissez à votre agence toutes les informations pertinentes. C’est elle qui intervient la première auprès de vos futurs intérimaires et qui les aide à découvrir votre entreprise et ses particularités.
 
Astuce n°5 : envoyez à vos différentes agences le plan d’accès à votre site, un organigramme, la présentation des postes et les différentes règles de sécurité que vos intérimaires devront respecter. 
 
Le contrat passé entre l’agence d’intérim et l’entreprise utilisatrice (votre organisation) est à signer dans un délai de deux jours ouvrés après la prise de poste de vos intérimaires. Encore une fois, à titre préventif, assurez-vous que chaque intérimaire qui entre dans votre société dispose bien d’un contrat signé par les deux parties. 
 
Astuce n°6 : si vous rencontrez souvent des difficultés pour suivre les missions de tous vos intérimaires et/ou que vous dépassez régulièrement les délais de signature, basculez sans hésiter vers la signature électronique des contrats en mettant en place une plateforme de gestion de l’intérim.
 
Lorsqu’il travaille dans votre entreprise, votre employé intérimaire jouit des mêmes droits que vos salariés embauchés pour une période indéterminée. 
Soyez vigilant à ce propos : votre entreprise s’expose à des sanctions pénales si les contrats de vos intérimaires manquent à leurs obligations concernant leur salaire.
 
Astuce n°7 : pour que tout soit clair avec vos fournisseurs et éviter des erreurs qui pourraient vous coûter cher, mettez au point un règlementaire de paie qui servira de document de référence pour les agences.
 
Votre entreprise occupe la troisième place de ce triangle. Pour renforcer vos liens avec votre agence et instaurer une vraie relation de confiance et de partenariat, transmettez-lui en temps voulu les relevés d’heure de vos intérimaires.
 
Astuce n°8 : pour maintenir de bonnes relations avec votre agence, faîtes-lui parvenir les relevés d’heure chaque fin de semaine. Si des réclamations se font, prenez le temps de les traiter au fur et à mesure. Cela apaisera les tensions et diminuera votre charge de travail.
 
Il arrive que les missions de vos intérimaires soient prolongées directement par son manager ou reconduites sans que l’agence d’intérim n’en soit informée. Plusieurs explications sont possibles, une méconnaissance des règles de l’intérim par le manager d’équipe (cf. Astuce n°1), un processus de gestion interne non optimisé où l’information se perd avant d’arriver à votre fournisseur. 
Entre autres conséquences de ces oublis, on peut citer l’apparition de tensions avec les agences d’emploi ou la possibilité pour l’entreprise de s’exposer à des risques juridiques.
 
Astuce n°9 : renforcez la communication entre les RH, l’agence d’emploi et les managers à l’origine des renouvellements de contrat. Le problème peut également être dû à une organisation en place non digitale et non optimisée, en ce sens il faudra réfléchir à la digitalisation de vos actions pour optimiser votre gestion. 
 
Un délai de carence est à prévoir lorsque vous souhaitez embaucher un intérimaire pour le même poste deux fois de suite.
 
Un délai de carence est égal :
 
Si vous ne respectez pas ces délais, vous risquez 3 750 € d’amende puis 7 500 € assortis de 6 mois d’emprisonnement en cas de récidives.
(Retrouvez toutes les informations dans notre article dédié au cadre juridique de l’intérim)
 
Astuce n°10 : avant de contacter votre ETT, assurez-vous qu’aucune demande pour ce même poste n’a déjà été faite. Respectez, le cas échéant, le délai de carence avant une nouvelle embauche.
 
 
 
Publirédactionnel
24 aoû.2022
5 oct.2022
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