Gestion de projet : 10 erreurs à ne pas commettre – BDM

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Les erreurs à éviter pour mener à bien votre projet, du début à la fin.
Il est rare qu’un projet ne rencontre aucun point de friction entre son lancement et sa finalisation. Les éventuels problèmes peuvent être liés aux imprévus mais ils peuvent aussi être dus aux erreurs de gestion de projet. Qu’ils soient expérimentés ou débutants, les membres d’une équipe peuvent adopter de mauvais réflexes qui nuisent au bon déroulement du projet. Découvrez 10 erreurs à ne pas commettre lors de vos projets.
Lors du lancement d’un projet, il est important que chacun comprenne précisément son rôle et ses responsabilités. Si les rôles ne sont pas suffisamment clairs, et que les attentes ne sont pas bien précisées, l’équipe risque de faire fausse route. Dans la plupart des organisations, c’est au chef de projet de s’assurer que chacun a bien compris ce que l’on attend de lui. Les parties prenantes du projet doivent également pouvoir identifier les objectifs.
L’esprit d’équipe est un facteur déterminant pour la réussite d’un projet. En effet, une équipe qui se connaît et s’apprécie aura une plus forte probabilité d’être productive. Il existe des moyens simples pour créer quelques liens, comme par exemple : organiser des rencontres informelles avec les futurs membres au préalable, ou encore réaliser des ateliers pour apprendre à mieux se connaitre.
On dit souvent que « le risque 0 n’existe pas », et cette phrase est particulièrement vraie dans le cas d’un projet. Il faut mettre en place une gestion des risques tout au long du projet, car lorsqu’il évolue, les risques évoluent également. La gestion des risques améliore à la fois la communication, la prise de décision et l’anticipation. Comme l’indique la loi de Murphy, « tout ce qui est susceptible d’aller mal, ira mal », alors l’anticipation est primordiale.
12 lois à connaître pour être plus efficace au travail
Les 3P de la non-productivité font partie des pièges à éviter lors d’un projet. Le perfectionnisme part d’une bonne intention, mais il faut garder à l’esprit que « le mieux, c’est l’ennemi du bien ». La loi de Pareto précise d’ailleurs que « 80% des résultats sont obtenus par seulement 20 % du travail », alors ne perdez pas trop de temps sur les détails, et concentrez-vous sur les 20 % les plus importants.
À l’inverse, procrastiner est évidement contre-productif, puisque cela revient à passer plus de temps à penser à la tâche, plutôt qu’à l’effectuer. Pour y remédier, lorsque vous êtes perfectionniste ou que vous procrastinez, prenez le temps de réfléchir aux conséquences de vos actions, que ce soit en temps ou en argent.
En apprendre plus sur les 3P de la non-productivité
Attention à ne pas se lancer trop vite dans la production du projet ! C’est une erreur très fréquente, et dans la précipitation, de nombreuses personnes oublient de prendre un temps pour se poser et planifier, avant de se plonger dans la réalisation. Si vous oubliez cette étape de planification, vous risquez de vous retrouver dans une impasse que vous n’aviez pas envisagée, en plein milieu du projet, ou passer du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. La mise en place d’un calendrier ou tout du moins d’un ordre de priorités, en fonction des contraintes d’échéance, permet d’éviter de terminer hors délais, et vous aide à déterminer le temps et les ressources nécessaires.
De nombreux projets subissent des problèmes de communication. Une mauvaise communication peut s’expliquer par différentes causes comme : des personnalités difficilement compatibles au sein de l’équipe, un environnement de travail inadapté, des outils de communication défaillants… Et les conséquences sont toutes aussi nombreuses : incompréhension, déception, stress, travail précipité…
Pour toutes ces raisons, il est important de bien soigner sa communication, et de vérifier régulièrement que l’équipe entière participe aux échanges. C’est à la fois une responsabilité de groupe, mais également une responsabilité individuelle : chacun doit veiller à ce que l’information circule, que les échanges soient courtois et que la parole de chaque membre soit écoutée, entendue et respectée.
Il existe un grand nombre d’outils, de logiciels et de méthodes de gestion de projet, car les besoins varient selon le type ou l’ampleur des projets. L’équipe doit échanger pour déterminer les outils à utiliser pour le projet. Ils doivent être adaptés pour éviter des pertes de temps, et/ou d’argent. Certains outils sont de véritables « machines à gaz » qui pourraient réduire l’efficacité de vos projets.
Mettre en place une méthode et planifier des tâches c’est bien, suivre le bon déroulement du projet c’est mieux. Le fait que le projet ne se déroule pas selon le plan imaginé au préalable n’est pas forcément une erreur, car cela peut montrer que l’équipe sait s’adapter aux imprévus ou aux observations rapidement. Mais si l’équipe ne suit pas le plan prévu, elle doit en être consciente. Il est donc nécessaire de s’assurer régulièrement que le déroulement attendu se réalise et justifier d’éventuels écarts.
D’après la loi de Hofstadter, « les choses prennent plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter », et c’est pour cette raison qu’il est important d’anticiper les potentiels retards. Il est préférable de prévoir du temps supplémentaire pour assumer un éventuel retard, quitte à terminer en avance sur les délais prévus, plutôt que de ne pas anticiper, et se retrouver en retard à cause d’un imprévu.
Lorsqu’un projet est lancé, beaucoup d’équipes se concentrent uniquement sur le « quoi » mais négligent le « pourquoi ». L’idéal est de réussir à toujours garder à l’esprit les questions suivantes : « pourquoi vous réalisez ce travail ? », « quel est l’objectif final ? ». C’est aussi une manière d’entretenir un esprit d’équipe, car tout le monde a alors conscience des raisons du travail effectué et comprend mieux le sens de ses tâches, cela permet indirectement d’accroître la productivité de chacun.
Gestion de projet : 25 méthodes pour bien s’organiser
Merci bcp pour la clarté sur le sujet
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