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L’enterprise content management (ECM) a le vent en poupe ! Éléments clés de la transformation digitale des entreprises, les solutions dédiées à la gestion de contenu s’intègrent dans l’architecture globale des organisations et permettent de sécuriser, consolider et centraliser les données pour favoriser ensuite la circulation et la valorisation de l’information.
Leurs promesses sont nombreuses : dématérialisation et homogénéisation des process métier, gestion multicanal des flux entrants et sortants, vision à 360 degrés, conformité, stockage, archivage, etc.
Avec à la clé une véritable amélioration de l’efficacité individuelle et collective.
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Mais attention ! une solution d’ECM ne se résume pas en une liste de fonctionnalités à compiler. L’ECM doit répondre à des besoins métier et servir les utilisateurs finaux. Avant de choisir sa solution, il est donc primordial de bien définir le périmètre fonctionnel ciblé.
« Il faut vérifier si la solution s’inscrit dans une logique transversale à l’organisation ou si elle est avant tout une réponse au besoin de digitalisation des métiers », confirme Romain Le Formal, responsable marketing solutions digitales chez Tessi France, éditeur de la solution Tessi Data Content ; « il est important que la solution choisie puisse soutenir un projet de transformation digitale évolutif et “scalable” afin de la faire monter en puissance ».
« Contextualiser l’utilisation de l’ECM au process métier qu’il doit servir est indispensable », confirme Adrien Grenat, lead solution consultant chez OpenText France, qui commercialise la solution OpenText Extended ECM ; « car bien souvent, ces processus métier sont déjà outillés d’applications métier (ERP, CRM, etc.) avec lesquelles l’ECM devra s’intégrer ».Lire aussi : GED, ECM, RPA, BPM : Quels usages aujourd’hui dans les organisations françaises ?
En effet, si les besoins en ECM sont indéniables, les usages et les fonctionnalités nécessaires vont varier d’un métier à l’autre. Vérifier les capacités d’intégration approfondies d’une solution avec les applications utilisées par l’entreprise (SAP, Salesforce, Microsoft 365, SharePoint, etc.) est donc un prérequis indispensable.
Tout comme la cartographie des flux d’information circulant dans l’organisation.
« Cartographier leur source et leur typologie permet en effet d’obtenir une vue plus précise des interactions et connexions à mettre en œuvre au travers des API et web services de la plateforme », confirme Romain Le Formal, de Tessi France.Lire aussi : Ged, ECM et cloud : comparatif de solutions packagées et légères pour PME
D’une manière générale, la demande d’automatisation et de robotisation des processus métier (BPM et RPA) est forte au sein des organisations, et les éditeurs de solutions d’ECM peuvent y répondre.
« Les clients souhaitent non seulement rationaliser et optimiser la gestion des flux d’information, mais aussi fiabiliser le traitement des processus et assurer leur continuité de service de bout en bout (achats, factures fournisseurs, contrats, réclamations clients…) », expliquent Mickaël Vandamme, responsable customer success chez Avanteam, et Timothée Lenormand, directeur R&D de l’éditeur, qui propose la solution Avanteam Process Suite.
« L’automatisation des tâches chronophages dans les usages de l’ECM est une demande récurrente de nos clients », confirme Adrien Grenat, d’OpenTextFrance.Lire aussi : Gestion de contenu : ce que vous préparent les éditeurs pour les années qui viennent
Autre point de vigilance : la sécurité. Une demande à laquelle les éditeurs entendent répondre.
« L’accélération des transactions numériques et un besoin croissant de les sécuriser ont également favorisé la démocratisation des solutions de signature numérique et d’archivage à valeur probante de certains documents (contrats, factures, etc.) », confirme-t-on chez Avanteam.
« Une solution d’ECM ayant vocation à accueillir de nombreux utilisateurs (internes et externes), une gestion rigoureuse de la politique de sécurité et des exigences RGPD devient essentielle », ajoute Romain Le Formal, de Tessi France ; « droit d’accès, diffusion ou archivage légal sont autant d’éléments sur lesquels porter son attention quand on choisit une solution ».
Faire le choix d’un prestataire de confiance, disposant de qualifications et de certifications — notamment en matière d’hébergement et de sécurité de la donnée — peut donc être judicieux.
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