L’innovation participative spontanée est devenue une pratique qui s’est largement implantée dans les entreprises notamment grâce à l’essor du numérique mais aussi à la volonté des entreprises de créer des liens conviviaux. Mais comment la mettre en place et faciliter la prise de contact et déposer une idée facilement ?
Pour commencer vous devez faire un état des lieux, un bilan afin de bien cerner l’écosystème. Si vous êtes le dirigeant, vous n’aurez pas à convaincre mais dans le cas inverse vous devez faire en sorte que le dirigeant vous en fasse la commande et comprenne ses tenants et aboutissants. Avant tout, il s’agit d’en déterminer l’intérêt même si celui-ci vous paraît évident car sans appui de la direction, l’implémentation rencontrera souvent des difficultés qui pourraient fragiliser sa réalisation.
La seconde étape consiste à savoir avec qui vous allez travailler que l’on parle de ceux qui vont émettre les idées ou encore des personnes qui vont participer à son organisation. Vous devrez trouver des « moutons à cinq pattes » avec des profils qui veulent à la fois prendre des risques, s’informer sur les outils, avoir la capacité de fédérer, peuvent faire de la veille… L’innovation participative demande une certaine agilité d’esprit et l’instaurer n’est donc pas si aisée notamment quand la structure se révèle assez imposante. Une fois l’équipe constituée, vous devez vous intéresser à la localisation où va éclore le projet car c’est le lieu qui regroupe les outils et où sera dispensée la formation nécessaire à son installation. Il s’agira par la suite de trouver les relais territoriaux si votre entreprise est disséminée sur tout le territoire.
Dans tous les cas, la mise en place de l’innovation participative demande la création d’un dispositif d’animation et d’accompagnement car, à défaut, les idées risquent vite de ne plus être émises ou de se perdre. Bien entendu, pour qu’elle prenne vie si vous n’êtes pas dans une petite structure, les supports seront essentiels pour en expliquer la démarche.
Il existe aujourd’hui de nombreux outils qui permettent de recueillir facilement les idées et notamment ceux du numérique. Vous pouvez aussi commencer simplement par une boîte à idées et inciter chacun à participer à la démarche. La grande difficulté sera de faire participer les salariés à celle-ci et une pratique simple consiste à organiser des réunions afin d’analyser avec vos équipes les idées fournies. Certaines entreprises n’hésitent pas à réunir l’ensemble des collaborateurs chaque semaine afin de dépouiller les idées reçues. L’utilisation d’un outil demeure à privilégier pour ne freiner les plus timides et l’anonymat est souvent de mise. Pour les grands groupes, le déploiement peut se révéler plus ardu car ils doivent structurer et formaliser un groupe projet et développer une organisation souple. Les petites entreprises ont l’avantage de n’avoir pas un besoin de formalisation aussi fort. D’ailleurs, l’enjeu d’agilité est prioritaire pour les grands groupes alors que pour les plus petites, l’enjeu est de structurer la démarche.
Si l’innovation participative est relativement facile à mettre en œuvre en interne, l’enjeu actuel est de fédérer les acteurs. On pourrait résumer ainsi l’évolution des dernières années concernant l’innovation participative : en 1990, l’apparition des boîtes à idées puis en 2000 des outils de gestion avec une version en 2010 nteractive. Aujourd’hui l’enjeu est donc de dépasser l’interne afin d’être de plus en plus dans la co-innovation c’est-à-dire l’entreprise au sens large. L’autre enjeu réside dans le management qui doit développer des compétences différentes de celles d’autrefois avec une pensée critique, un management de l’idée et des personnes, de l’ouverture d’esprit et donc une capacité d’écoute. Il faudra prendre en considération le fait d’avoir des acteurs capables de fédérer des communautés qui ne sont pas forcément internes.
Autre enjeu : celui d’inculquer et de transmettre une culture d’entreprise différente avec la volonté affichée de promouvoir la prise de risque et l’erreur, et ceci sans conséquence voire d’entraîner une valorisation. Il s’agit de bien faire intégrer que c’est la contribution qui est plus importante que le résultat, ce qui peut s’avérer difficile dans un monde où ne jure plus que par le ROI. En ce sens, la reconnaissance joue un rôle primordial même si un simple « merci » peut parfois galvaniser les foules. Dans l’idéal, il reste que cette capacité à participer doit faire partie des critères retenus par les DRH.
L’innovation participative n’est plus aussi rigide qu’à ses débuts. On lui prête d’ailleurs deux critères : l’agilité et l’habilité. L’agilité se fait au travers des moyens et méthodes pour prendre en compte les idées. Les process trop formalisés nuisent à l’émission d’idées mais également à l’engouement pour un projet. De l’autre côté l’habilité se traduit par un enjeu principal : celui d’innover de manière utile et efficace. Il s’avère nécessaire souvent d’arbitrer entre du long terme et du court terme alors que l’innovation participative est souvent conçue comme une manière de gagner du temps notamment dans le cadre d’un process d’amélioration continue. L’arbitrage du temps joue un rôle primordial dans la mise en place de l’innovation participative. Au sein des grands groupes, l’enjeu est de prendre en compte l’innovation participative comme une valeur ajoutée car les objectifs de productivité prennent le pas sur des activités qui paraissent secondaires dans un premier temps. Pourtant, de nombreux projets ont donné d’excellents résultats et sont des moteurs pour innover. Il y a un combat entre les urgences et les projets qui nécessitent d’avoir l’appui des managers mais aussi des équipes qui voient un de leur collaborateur s’investir dans un projet qui n’apporte pas un avantage au service.
Les récompenses font partie intégrante de l’innovation participative. Il existe plusieurs manières de l’exprimer. Bien entendu, vous pouvez traduire cette reconnaissance par un simple remerciement. Il faut cependant souvent aller plus loin et vous devrez instaurer une reconnaissance au travers d’autres éléments comme une remise de prix voire des événements externes, la participation à des déjeuners avec les dirigeants ou tout simplement une prime !
La prise en compte par l’équipe RH demeure essentielle et l’innovation participative doit être en générale intégrée aux objectifs. Il est là question d’une reconnaissance formelle de la démarche qui contribue à sa bonne installation. De la même manière, la maîtrise des outils de la créativité doit être valorisée ainsi que les compétences qui y sont liées. On pensera notamment à la capacité à manager de manière bienveillante, à l’esprit critique, à la conduite de projet et … la créativité toujours.
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