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Vous êtes passée maîtresse dans l’art d’optimiser votre agenda professionnel et de réduire votre charge mentale par tous les moyens. Mais attention, certains remèdes sont parfois pires que le mal. Explications d’une coach en organisation.
Sur le papier vous avez tout bon. Vous notez toutes vos tâches pour moins les ruminer ; vous vous motivez en gardant une trace de vos bonnes habitudes ; vous videz férocement votre boîte mail ; vous vous interdisez les heures perdues à scroller ; et vous documentez chaque projet pour en tirer des leçons… Mais parmi tous ces bons réflexes, lesquels sont viables à haute dose ? Parce qu’elle en est elle-même parfois revenue, nous avons demandé son éclairage à la coach en organisation et gestion du temps Claire Vitoux.
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C’est le réflexe de ceux qui ménagent leur monture : tirer les enseignements de chaque projet. Ce qui a capoté et ce que ça leur a appris, pour gagner en efficacité la fois suivante. Mais est-il bien nécessaire de se bloquer un créneau hebdomadaire pour cela, comme y incitent les jolies « weekly reviews » qui pullulent sur Etsy et Pinterest ? « Il y a une différence entre faire le point sur sa semaine – ce qu’on a effectué ou pas, ce qu’on diffère à la suivante – et remettre constamment en question ses méthodes », remarque Claire Vitoux. Sauter d’une organisation à une autre parce qu’on est dans le réajustement permanent devient contre-productif. « Au minimum, je recommanderais plutôt de tout mettre à plat une fois par trimestre. Atteindre ses objectifs c’est très bien, mais se demander ce qu’on a ressenti pendant, c’est encore mieux. Parce qu’à quoi ça sert d’avoir performé si on en ressort ratatiné ? », pointe la coach.
Vous avez l’impression de vous lancer des fleurs si vous consacrez du temps à analyser vos succès ? Détrompez-vous. Le but est moins de vous auto-congratuler en mode feel good que d’avoir une approche utilitariste. « En ancrant ce qui fonctionne, vous vous constituerez une base de connaissances dans laquelle vous allez pouvoir repiocher des éléments au lieu d’inventer la roue à chaque fois, souligne Claire Vitoux. Faire un bilan sans capitaliser dessus, là ce serait une perte de temps sèche. »
Oui, être à jour dans ses e-mails nous permet de nous sentir en contrôle et d’alléger notre charge mentale… sauf si cela finit par grignoter nos journées. « Gardez toujours à l’esprit le ratio bénéfice/coût dans vos habitudes d’organisation, alerte notre coach. Et à ce qui vous coûtera trop pour le bénéfice attendu. Une session de « reset » une à deux fois par semaine dans votre messagerie, ça peut suffire à vous sentir en contrôle. Et si vous exercez une activité nécessitant d’être réactif dans la journée, là encore, dosez. Car qui sera le plus productif au final : votre collègue qui va répondre dans la journée mais en se préservant des plages de travail concentré ? Ou vous qui allez constamment vous interrompre pour un mail qui aurait pu attendre ? » Si personne ne vous impose de délai, ne vous mettez pas cette contrainte vous-même.
D’ailleurs, faites-vous converger tous vos mails sur la même boîte, en espérant moins vous éparpiller ? Erreur stratégique. « C’est le meilleur moyen de recevoir un mail stressant le soir ou pendant votre brunch du dimanche. Vous avez tout à y perdre, car vous n’y répondrez pas sur le champ, mais vous allez y penser quand même jusqu’au lendemain », regrette Claire Vitoux. Qui milite pour un filtrage millimétré des messages, avec des alertes calées sur les horaires de bureau (l’outil « résumé de notifications » sur l’iPhone par exemple) et pour l’emploi de la fonctionnalité « programmer l’envoi » (disponible notamment sur Gmail). Ce petit bouton salutaire qui permet de traiter un message au moment qui nous arrange, tout en différant son envoi à l’heure et à la date de notre choix. « Ce n’est pas toujours si facile, émotionnellement, de mettre des barrières aux sollicitations et de s’y tenir. Alors profitons de ces moyens techniques qui font ce travail à notre place », sourit la coach.
Pour installer un rituel, il faut du temps, de la patience et une forme de gratification régulière, qui aide à rester motivé. Et là, le genre humain se divise en deux catégories. Ceux qui vont être stimulés en documentant leur progression (dans un carnet, un agenda, une app dédiée…) et ceux que cela va mettre sous pression. « La mise en place d’une nouvelle habitude n’est jamais un processus indolore, cela demande toujours des efforts, rappelle Claire Vitoux. Chez certaines personnes, matérialiser cette discipline procurera un petit shot de dopamine, une petite émotion positive. Mais chez d’autres, cela sera au contraire facteur de stress, jusqu’à impacter l’image de soi. Le journal de rituels, c’est vraiment à prendre avec des pincettes, pour pouvoir rester dans le plaisir. »
Comment résister à la nouvelle app qui va doper vos to-do lists ? À la nouvelle formation qui va révolutionner votre organisation pro et perso ? Évidemment, cela fait sourire Claire Vitoux : « Voilà comment on se retrouve à dire « je ne comprends pas, je suis organisée et pourtant je n’avance pas ». La recherche perpétuelle du système idéal, la surconsommation de contenus sur l’organisation débouchent trop souvent sur l’inaction. On finit par passer plus de temps à penser les choses qu’à les faire. Alors que c’est précisément ce qu’on cherchait à éviter. Si vous êtes passionné à ce point, soit cela fait partie de vos hobbies et vous le sanctuarisez comme tel, comme ces gens qui adorent regarder des vidéos de cuisine sans jamais sortir un couteau et c’est ok. Soit, vous faites carrément de l’organisation votre métier ! »
Vous ne cracheriez pas sur une nuit de folie de temps en temps, mais vous mettez la semaine à vous en remettre ? Bienvenue au club. « Bien sûr que s’astreindre à des horaires de sommeil réguliers rend plus alerte intellectuellement, mais c’est comme les cinq fruits et légumes ou les 10 000 pas par jour, où place-t-on le curseur ?, soupire Claire Vitoux. On n’est pas obligé d’avoir une vie d’ascète où tout a du sens. Où chaque matinée est productive, où les créneaux de méditation, de sport, d’écriture intuitive et de développement personnel sont réglés au cordeau. Non seulement on a le droit d’avoir du temps complètement improductif, mais on en a besoin, sinon ce n’est pas tenable. Les week-ends en roue libre et les temps de pause, même devant un loisir pas très noble, ça aère le cerveau. » Un réflexe à adopter quel que soit son statut professionnel, que l’on travaille à son compte ou pour celui d’un patron. « Planifier quatre ou cinq heures de productivité par jour, c’est déjà pas mal. Et puis quand on est entrepreneur, on est son propre outil de production. Une fois que cet outil-là est cassé, c’est compliqué de retrouver de l’énergie pour se remettre en route », avertit la coach, qui donne le même conseil quand on est sur le marché du travail, et généralement dévoré de culpabilité. « Ce n’est pas parce qu’on est au chômage qu’on doit rester H24 derrière son ordi pour trouver un emploi. »
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